Convocatoria y Confirmación de Asistencia a Evento. Como conseguir que su Evento sea un éxito.

Convocatoria y Confirmación de Asistencia a Evento
Case Study 6.

Ficha:
Base de datos: 1.000 contactos.
Target: Gerentes, Managers de compañías líderes de Rumanía de IT, diseño y proyección 3D de proyectos
Tiempo de ejecución: 4 días.

Procedimiento:
1ª Fase. Emisión de llamadas a las personas invitadas al evento.
2ª Fase. Envío de emails a los contactos que no recibieron la invitación.
3ª Fase. Emisión de llamadas para reconfirmar la asistencia.

Durante la primera semana del mes de octubre de 2012 realizamos para una importante compañía de Bucarest la convocatoria al evento que organizó en el Hotel Athenee Palace Hilton de Bucarest.  La campaña se desarrolló con éxito desde nuestra plataforma multilingüe localizada en la capital rumana.

El evento buscaba la difusión de las últimas novedades de su tecnología de soluciones de proyección, management y diseño. Con este fin se realizaría una conferencia con desayuno incluido para los asistentes dando a los managers la posibilidad de tomar contacto entre ellos realizando networking.

Nuestro objetivo era contactar a una base de datos formada por gerentes de compañías potenciales clientes de 1000 contactos en solo 4 días.

Durante el primer día, asignamos la campaña al equipo con mayor experiencia en eventos y nuestro departamento de training impartió la formación a los agentes. Sólo teníamos una oportunidad por contacto y debíamos ser efectivos en la transmisión de la invitación.

Para el segundo día planificamos la fase de primer contacto telefónico y verificación de la recepción de la invitación. Era imprescindible el contacto con todos los potenciales clientes para contar con la posibilidad de abarcar a todas las empresa de la base de datos y asegurarnos un porcentaje significativo de asistentes. Al finalizar este segundo día, el team leader del equipo transmitió los correos a los contactos que aun no habían recibido la invitación al evento.

El tercer día se hicieron las rellamadas pendientes y se contactó a los clientes que no habían recibido la invitación cuando la información enviada por email estaba aún muy reciente. Al final del día proporcionamos a nuestro cliente un listado de asistentes muy preciso.

El útimo día reconfirmamos a todos los asistentes, mediante esta última llamada un porcentaje mínimo de asistentes anularon la participación y otros tuvieron la posibilidad de invitar a compañeros y colaboradores interesados en participar el evento.

Finalmente en el periodo de cuatro días contactamos al total de la base de datos confirmando la asistencia de más del 15% de los gerentes y managers de acuerdo a los objetivos marcados por nuestro cliente.

A través del servicio de emisión de llamadas para la convocación y confirmación, nuestro cliente pudo organizar su presentación con la participación de compañías top, obteniendo la satisfacción de realizar un proyecto importante en un plazo límite.

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